Datenschutzerklärung für Geschäftspartner

Informationen zum Datenschutz der RSP GmbH & Co. KG für Geschäftspartner

Letzte Aktualisierung: August 2023

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, wie Unternehmen der RSP Gruppe (nachfolgend auch „wir“) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Damit kommen die Unternehmen der RSP Gruppe den gesetzlichen Informationspflichten gemäß der Artikel 12-14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach.

Darüber hinaus informieren wir Sie nachstehend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang

• mit dem Vertragsverhältnis Ihres Arbeitgebers mit uns bzw.
• mit unserem Vertragsverhältnis, sollten Sie z.B. als Einzelkaufmann direkt unser Vertragspartner sein.
  
  

1.    Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist RSP GmbH & Co. KG, Zum Silberstollen 10, 07318 Saalfeld/Saale, Deutschland oder das mit der RSP GmbH & Co. KG verbundene Unternehmen mit dem Sie im Kontakt stehen. Weitere Kontaktdaten finden Sie unter www.rsp-germany.com.

2.    Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir erheben, nutzen und speichern Ihre personenbezogenen Daten zu den nachfolgend genannten Zwecken.  

a. Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund vertraglicher Verpflichtungen oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) 
Wir verarbeiten Ihre Daten, um mit Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber einen Vertrag abzuschließen, durchzuführen oder zu beenden. Bei diesen Daten handelt es sich insbesondere um

• Ihren Namen,
• Ihre Dienstanschrift,
• Ihre dienstlichen Kontaktdaten wie z.B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Korrespondenz und vertragliche Vereinbarung mit uns,
• Leistungsmetriken: z.B. Informationen, mit denen wir die Leistung des Lieferanten, einschließlich des Lieferantenpersonals, beurteilen können.

Soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, erheben wir weitere Daten von Ihnen, wie z.B.

• Ihre Bankverbindung.

Sofern wir die vorgenannten Daten nicht von Ihnen selbst erhalten haben, stammen sie aus öffentlich zugänglichen Quellen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen, noch auf andere Weise vermarkten.

b. Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit Ihre schutzwürdigen Interessen unsere berechtigten Geschäftsinteressen nicht überwiegen

Wenn Sie selbst unser Vertragspartner sind, führen wir unter bestimmten Voraussetzungen bei der Begründung von Vertragsverhältnissen ein Präqualifikationsverfahren durch.

Dabei ermitteln wir ob wir mit Ihnen unter Berücksichtigung der Vorschriften des Geldwäschegesetzes, der Sanktionslisten der EU nach den EU-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 in Geschäftsbeziehungen treten dürfen.

Zur Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien sowie zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken, holen wir vor Abschluss des Vertrags Auskünfte über bonitätsrelevante Merkmale von Auskunfteien ein.  

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten über zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, zur oder zum

• Schutz unserer legitimen Geschäftsinteressen und gesetzlichen Rechte. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf, die Verwendung im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen, regulatorischen, prüfungsbezogenen, investigativen Zwecken (einschließlich der Offenlegung solcher Informationen im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren, Versicherungsfällen, oder Rechtsstreitigkeiten) und Compliance-Berichtspflichten,
• Verwaltung der Leistung und Gewährleistung der Sicherheit unserer Geräte, Anlagen und elektronischen Plattformen, darunter Maßnahmen zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln, 
• Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
• Geschäftssteuerung,
• Begrüßung im Haus über unseren Willkommensbildschirm,
• Bereitstellung von Informationen über unsere Produkte, Dienstleistungen, Angebote oder technischen Entwicklungen (Direktmarketing) Ihnen gegenüber, die Sie als unser Geschäftspartner bei uns anfragen oder von denen wir glauben, dass sie Sie interessieren könnten, sofern dies gesetzlich zulässig ist,
• wenn Sie eine Präferenz in Bezug auf Marketingmitteilungen angegeben haben, oder auch um Folgeanfragen bearbeiten zu können, zur Verbesserung unseres Service,
• oder sonstige Korrespondenz.

Für interne Verwaltungszwecke erfolgt die Offenlegung personenbeziehbarer Daten auch gegenüber weiteren mit der RSP GmbH & Co. KG  verbundenen Unternehmen soweit dies erforderlich ist.

3.    Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Vertrags und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Vertragsabschluss ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

4.    Wem werden Ihre Daten übermittelt?

Innerhalb der mit der RSP GmbH & Co. KG verbundenen Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten benötigen, bzw. um unsere Leistungen intern zu koordinieren­, ­z.B. der zentrale Einkauf, Vertrieb, Marketing, Kundenservice.­

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind u.a. Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Abrechnung und Inkasso.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an übrige Empfänger ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Personenbezogene Daten unserer Geschäftspartner dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Betroffene eingewilligt hat oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Gläubiger oder Insolvenzverwalter, welche im Rahmen einer Zwangsvollstreckung anfragen,
• Wirtschaftsprüfer,
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen,
• Lieferanten denen wir Daten zu Lieferanten oder Vertriebspartner im Rahmen der Überprüfung von Standards, Sanktionslistenüberprüfungen und Zertifizierungen offenlegen.
• andere Geschäftspartner.

In allen oben genannten Fällen stellen wir sicher, dass die Empfänger nur soweit Zugriff auf Ihre personenbezogene Daten erhalten, wie für das Erbringen einzelner Aufgaben notwendig ist.

5.    Datenübermittlungen in Drittstaaten

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) erfolgt

• wenn unsere Geschäftsbeziehung und insbesondere der Vertragsgegenstand die Einbeziehung eines mit der RSP GmbH & Co. KG verbundenen Unternehmens oder von Geschäftspartnern erfordert dessen Sitz außerhalb der EU liegt;
• oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist;
• oder wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• oder Sie uns eine diesbezügliche Einwilligung erteilt haben.

Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau bestehen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten geschützt und garantiert werden. Entsprechende Detailinformationen stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung. Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien und zu der Möglichkeit, eine Kopie von Ihnen zu erhalten, können auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

Für Fälle, in denen kein Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau in einem Drittland vorliegt und die Übermittlung dorthin zur Durchführung eines in Ihrem Interesse von uns mit einem Dritten geschlossenen Vertrags erforderlich ist, gelten die Ausnahmebestimmungen des Art. 49 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Übermittlung der Vertragsanbahnung oder -durchführung mit Ihnen dient, gelten die Ausnahmebestimmungen des Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.    Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Für Mitarbeiter unserer Vertragspartner gilt:
Die von Ihrem Arbeitgeber uns überlassenen personenbezogenen Daten werden durch uns solange gespeichert und zum Zwecke der Vornahme möglicher weiterer Bestellungen bei Ihrem Arbeitgeber verwendet, bis Ihr Arbeitgeber oder wir nicht mehr an einer weiteren Geschäftsbeziehung interessiert sind.

Sofern Sie selbst Vertragspartner werden gilt:
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden wir die für dieses Vertragsverhältnis relevanten Daten für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern und nach deren Ablauf löschen. Ausgenommen sind die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten, die wir solange speichern und zum Zwecke der Vornahme möglicher weiterer Bestellungen durch uns bei Ihnen verwenden, bis Sie oder wir an einer weiteren Geschäftsbeziehung nicht mehr interessiert sind. Sie informieren uns darüber, falls an einer weiteren Geschäftsbeziehung mit uns kein Interesse mehr besteht.

7.    Automatisierte Entscheidungen

Wir verarbeiten teilweise personenbezogene Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein:

• Aufgrund gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen zu Ihrer Person vorgenommen. Diese Maßnahmen dienen zugleich auch Ihrem Schutz.
• Im Rahmen der Beurteilung der Kreditwürdigkeit unserer Vertragspartner nutzen wir das Scoring. Dabei wird die Wahrscheinlichkeit berechnet, mit der ein Vertragspartner seinen Leistungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird. In die Berechnung können beispielsweise Einkommensverhältnisse, Ausgaben, bestehende Verbindlichkeiten, Erfahrungen aus der bisherigen Geschäftsbeziehung, vertragsgemäße Rückzahlung früherer Kredite sowie Informationen von Kreditauskunfteien einfließen. Das Scoring beruht auf einem mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren. Die errechneten Scorewerte unterstützen uns bei der Entscheidungsfindung im Rahmen von Vertragsabschlüssen und gehen in das laufende Risikomanagement mit ein.

8.    Welche Rechte stehen Ihnen zu?

Sie haben bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns das Recht, auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG.          
Diese Rechte können bspw. eingeschränkt sein, wenn Ihre Anfrage persönliche Daten über eine andere Person preisgeben würde oder wenn Sie uns auffordern, Informationen zu löschen, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder wir zwingende legitime Interessen vorweisen können. 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 lit.  f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Einen diesbezüglichen Widerruf können Sie jederzeit kostenfrei, auch für den jeweiligen Kommunikationskanal gesondert und mit Wirkung richten an die vorgenannten Kontaktdaten, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. 

9.    Kontakt

Sollten Sie zu dieser Datenschutzerklärung noch Fragen haben, wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten.

Sie erreichen unseren betrieblichen Konzerndatenschutzbeauftragten per E-Mail unter datenschutz@rsp-germany.com